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常设机构和制度
发布时间:2019-6-14 10:42:31 浏览次数:1311

      根据《商会章程》和当前实际情况,理事会将下设四个部门,在理事会的领导下开展工作,具体负责商会的日常事务性工作,对理事会全面负责,该讨论稿已经执委会和常务理事讨论修改并通过,现提请大会审议。

一、   机构设置和职责

1、执委会:由会长任主任,3名执行会长,3名常务副会长、秘书长为执委,共7人组成。其职责:①决定商会的年度工作和活动计划;②决定商会的年度经费使用计划和审计公布年度经费开支情况;③决定商会办公设备的采购计划,并监督采购;④决定商会理事以上单位和人员增加和罢免;⑤决定商会的办公室人员选配和薪金待遇。⑥决定商会的名誉会长、法律顾问的聘请和待遇。

2、监理会:监事会由监事长和监事45人组成,成员由执委会提名,经理事会选举通过;监事长和监事任期与商会理事会相同,期满可以连任。监事长的人选由执委会提名,经监事会选举通过;监事长人选的基本条件:1、贯彻党的路线、方针、政策,政治素质高;2、坚持原则、工作务实、清正廉洁、办事公道;3、身体健康,有时间和精力履行职责;4、最高任职年龄不超过70周岁;5、需报经市主管部门的考察、审批。监事会的职责:1、向会员大会(会员代表)报告监事会的年度工作;2、监督会员大会(会员代表大会)和理事会的选举、罢免,监督理事会履行会员大会(会员代表大会)的决议,贯彻执行商会工作管理办法;3、检查监督商会落实财务和会计制度,定期公布财务使用情况,并向登记管理机关反映情况;4、参加理事会、常务理事会会议,有权向理事会、常务理事会提出质询和建议;5、监督理事会遵守法律和章程的执行。

3、办公室:是商会的办事机构,配专职办公室主任1名,由常务副秘书长兼任,文秘1名。其职责是在秘书长领导下开展工作。①负责商会日常接待等事务性工作,起草商会文件,收发文件、整理档案及商会印章的保管;②负责与业务主管单位的工作联系,积极配合有关部门的指导和监督;③负责商会的宣传报道工作,在秘书长的授权下,承担本商会所有活动的对外解释工作;④协助秘书长组织实施商会年度工作目标,并检查各项目标任务的落实情况;⑤负责收集汇编省内外有关商务信息和经商经验,为理事会提供信息,当好参谋;⑥负责对外招商引资,及时组织各种类型的招商等经贸活动,适时举办商会会员参与的各类经贸展销活动;⑦负责承办商会理事会的日常办公会议,完成理事会交办的其他工作。⑧负责吸收会员并对其进行管理,认真做好商会会员会费的收缴工作;⑨协助秘书长组织健康的、有意义的娱乐活动,积极活跃商会工作氛围,不断发展商会文化,树立良好的商会形象。

4、财务部:设主任、副主任各1名,由常务副会长或副会长分别兼管,其中出纳1名,会计1名(根据业务拓展,选聘专职会计)。其职责是在秘书长的领导下开展工作,并且接受监事会监督:①按照《会计法》负责建立健全财务管理的各项规章制度,保证会计资料的合法、真实、准确、完整。②依法实行会计核算,加强财务监督,合理使用经费,做到厉行节约、专款专用,不断提高商会资金的使用效率;③实施年度经费预算,定期进行财务审计和年终结算,定期向商会执委会、理事会和会员代表大会通报商会年度财务执行情况;④强化财务监督,主动接受会员代表大会和财政部门的监督。

5、维权部:设主任、副主任各1名,由常务副会长兼管。其职责是在秘书长的领导下开展工作;①接受会员的投诉或请求,认真作好记录,并且及时向秘书长汇报;②为会员提供有效、快捷的法律帮助服务,保护会员的合法权益;③及时通报国家和政府的有关政策、法律法规,为会员经营活动提供依据;④为会员提供法律维权和法律培训服务,提高会员整体法律意识;⑤保持与法律顾问和有关律师事务所、法律部门的联系,及时通报有关维权事宜;

6、招商引资部:设主任、副主任各1名, 由常务副会长兼管。其职责是在秘书长的领导下开展工作:①建立与政府、企业和会员之间的招商引资活动平台采取各种形式组织、引导会员参加政府和民间主办的招商引资活动和贸易展销活动;②负责收集有关招商引资信息和经验,为会员和领导提供招商引资信息,为会员当好参谋;③了解会员的投资愿望和意向,组织会员参加投资项目的考察,协调解决他们之间的困难;④收集、整理招商引资资料,建立招商引资信息档案库,为会员查询投资信息提供方便;⑤积极完成商会领导交给的其他事宜。

二、有关制度

(一)会议制度

1、代表大会:代表大会每年召开一次,会议时间、内容议程、出席对象根据《章程》的规定执行。

2、理事会:会议每半年召开一次,会议时间、内容议程、出席对象根据《章程》的规定执行。

3、常务理事会:每季度召开一次,研究、部署工作,讨论决定重大问题;根据实际需要由会长决定召开;办公室负责做好会议的议程和安排,并做好记录。

4、会长联席会:每半年召开一次,研究、部署专题工作,讨论决定商会重大事情,根据实际需要召开,出席对象根据实际事务确定。

5、执委会会议:每季度召开一次。研究、部署专题工作,讨论决定商会重大事情。

6、监事会每半年召开一次,研究、部署监事工作。

7、秘书长办公会每月初召开一次。研究、讨论、部署商会阶段性工作。

(二)资料管理制度

1、档案资料的范围

①商会开展各项活动所形成的文件材料,声像资料。

②商会的各类证件、证书。

③商会的各项决定、决议、通报、规章制度等。

④商会的规划、计划、意见、方案、总结等。

⑤商会的财务账册、凭证、年、季度财务预算、决算(由财务部门收集整理立卷、归档保管使用)。

⑥商会与会员单位来往的文件资料。

⑦本商会与兄弟商会或有关单位签订的各类协议、合同、文书等。

⑧反映本商会重要工作、活动的报纸、照片、声像、宣传资料等。

⑨商会的人事任免、劳资合同等。

⑩来自政府各部门(如民政、工商联等)与本商会相关的法律、文件资料。

2、档案资料的立卷归档

①商会的档案资料立卷、归档工作由办公室分工,专人负责。

②应归档的文件要收集齐全完整。所有文件资料,一份文字档案;

③文件资料分类编码、分类归档。

④案卷标题简明确切,能全面反映卷内文件内容。

⑤编制档案资料的目录和记录清单,要求用钢笔填写,字迹工整清晰。对陈年档案应经常进行检查,防蛀、防霉、防丢失、确保安全。

3、文件资料的发放与借阅

①商会所有文件资料的进出、发放与借阅都必须履行登记手续。经手人要认真填写清单并签名。重要文件资料的发放、借阅,应经会长或秘书长批准。

②本商会的档案资料仅借本商会人员查阅使用,不对外借阅。

③借阅人对所借的档案资料,不得涂改、拆页和损坏,除特殊情况经商会领导同意外,不准摘抄和复制。

④档案资料归还时,管理人员要详细检查,经检查无短缺、拆页和损坏情况,方可注销借阅手续。若有上述问题,应及时报告有关领导处理。

⑤为防止泄密事件发生,禁止涉及商会内部机密的各类文件、图纸、资料当作废品出售。或当包装纸使用,过期失效的文件、图纸、资料应报商会领导同意后销毁处理。

⑥商会工作人员参加各类会议、技术交流、会员公司的活动等所获得的文件或重要资料应及时交商会办公室存档,不能私自截留,一经发现严肃处理。

(三)接待制度:

1、接待对象:与商会工作有关的人员。

2、接待标准:根据实际情况,按规定处理。

3、对外接待中,安排住宿、就餐由办公室提出申请,报秘书长批准后执行,费用经秘书长签字后报销。

4、接待要励行节约,拒绝浪费,不得以公待私,与商会工作无关的接待应由个人自理。

5、就餐要严格控制人数,在正常情况下,商会陪同人员不得超过来宾人数,其他工作人员可安排工作餐。

(四)财务管理制度

1、财务人员应遵守国家的各项法律、法规及本会的各项规章制度。加强业务知识学习,提高业务素质,做好本职工作。

2、出纳人员要严格把好财务关,严格审查各项票据是否符合规定,拒绝手续不全的发票入账,各项支出都要按审批权限及审批程序,经签字后方可报销。

3、会计要严格审查票据,领导盖章或签字手续是否齐全,发票是否符合规定,审查无误后方可入账。要及时做好会计报表,做到按规定记账。

4、建立帐户、单独立帐。商会的收据仅供会费收入、赞助费收入和商会的有偿服务收使用,不得挪作它用或以其它名义开具收据;会费收入、赞助费收入均应向缴款人开具收据,经办人应于当日交到财务登记入账;不得坐支现金,不得将会费挪作它用。

5、日常运行中正常开支的报销程序:各类报销由秘书长审核后,经会长批准报销。

6、差旅费的管理:工作人员经秘书长或会长批准因公出差,一般应当乘坐火车硬卧或硬坐;因工作需要或特殊情况需坐火车软卧铺、轮船头等舱或飞机时,应事先征得会长同意;其他人员与领导同行出差的按实际报销,业务单位招待的不予报销。

7、商会的财产管理。物品的采购、保管、分发、领用管理由办公室负责。负责办公用品、办公设备、低值易耗品、通信设备的采购、保管与发放,名片等印刷品的制作,电脑及附属设备的购置与管理及其他应有办公室负责采购和保管的其他物品;由办公室主任审核、秘书长签字、会长批准后方可采购;建立《财产物资清单》,按品种、数量、质量、规格登记上账,做到账物相符。

()、会员联系制度

为了强化服务观念,执委会成员实行分工联系会员制度。

1、联系对象的分工

①秘书长负责总体协调,并负责副秘书长以上人员的联系;

②执委会成员的分工,原则上按片、就近联系;

2、联系工作的要求

为了能使会员充分体会到商会对他们的关心和注重,会员联系工作要坚持做好以下五点:

①执委会成员每月按规定联系5-10个会员(单位)或个人,联系方式可以采取电话、走访、约见等;沟通情况、了解需求、听取对商会工作的意见和建议,以及需要向有关部门反映解决的问题;

②每月底前,对会员有需要帮助解决的事情原因、经过和目前的状况,会员对问题处理的意见和态度以书面或口头形式送办公室汇总。

③办公室根据反映的情况,定期汇总编写商会信息报会长、常务

理事以上成员和市工商联等有关部门;

(六)、印章使用管理规定

    一、印章的种类

1、印章:商会章、财务印章

2、职章:商会会长印章

二、印章的刻制

1、各类印章的刻制均须由会长批准。

2、各类印章的大小规格按规定办理。

三、印章的保管、使用

1、印章按章程规定办法保管。会计印章由执行秘书长管理。

2、加盖印章必须报会长批准。

3、印章保管人员必须高度负责,做好《印章使用登记》。

 
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